每年，學校的科技管理部門都會精心籌備并分別召開全校年度科技工作大會。這是一場匯聚全校科技精英的盛會，旨在總結過去一年的科技工作成果，展望未來的發(fā)展方向。
與此同時，科發(fā)院也會根據(jù)時間節(jié)點，有條不紊地分別召開各類基金與縱向項目、報獎、基地平臺等的申報動員大會。這些會議如同一個個指南針，為科研人員指引著前進的方向，激發(fā)他們的創(chuàng)新熱情和積極性。
而我們科技合作與成果轉化中心同樣肩負著重要使命。我們會根據(jù)時間節(jié)點，適時召開相應的工作會議，包括專利申報及維護、橫向科研課題經費使用說明、異地研究院工作推進等。這些會議不僅是信息交流的平臺，更是促進科技合作與成果轉化的關鍵環(huán)節(jié)。
通過這些會議，我們能夠加強與科研人員的交流溝通，了解他們的需求和困惑，及時提供支持和幫助。這樣一來，全校的科技工作就能形成一個有機整體，協(xié)同發(fā)展，不斷向前邁進。
作為學校科技管理工作的一員老將，我在過去的工作中積累了豐富的經驗。我曾經為大家講解過縱向項目申報的相關問題，如今，我也開始涉足橫向科技領域，為大家講解其中的一些關鍵問題。
為了這次關于橫向課題經費使用問題的講解，我精心準備了大量的資料。這些資料涵蓋了經費使用的各個方面，包括預算編制、報銷流程、注意事項等等。我希望通過這些資料，能夠讓科研人員對橫向課題經費的使用有更清晰的認識，避免在實際操作中出現(xiàn)不必要的麻煩。
九月的江城剛褪去暑熱，梧桐葉在風里打著旋兒飄落在行政樓前的石板路上。我抱著一摞裝訂整齊的資料往三樓會議室走，皮鞋踩在臺階上發(fā)出沉穩(wěn)的聲響，褲兜里的U盤硌了下大腿，那是我熬了2個通宵改出來的橫向課題經費使用說明PPT，今天要給全校理工科的老師們做宣貫。
走廊里撞見化學學院的張梅教授，她正對著手機屏幕唉聲嘆氣，看見我就像抓住了救命稻草：“鹿老師，可算著你了！我上次那個新能源材料的橫向課題，三萬塊的實驗耗材發(fā)票被財務打回來了，說沒備注課題編號，可商家說備注不了啊！”
我停下腳步，從資料里抽出一張打印好的“發(fā)票開具規(guī)范指引”遞給她：“張老師別急，你看第三條，商家要是開不了備注欄，讓他們附一張加蓋公章的明細單，注明對應課題名稱和編號就行。一會兒宣貫會我專門講這個，你坐前排聽，有問題咱們當場掰扯清楚。”
張梅攥著指引紙如獲至寶，連聲道謝的功夫，會議室里已經陸續(xù)坐了人。我掃了一下簽到表，機械工程學院的王海濤教授沒來，這位可是學校的“橫向大戶”，每年手里的企業(yè)合作課題經費能占全院三分之一，就是出了名的“報銷困難戶”，去年光一個課題的報銷就來回折騰了六趟。
“鹿主任，實在不好意思啊，王教授臨時被企業(yè)那邊拉去現(xiàn)場調試設備了，所以沒辦法來參加您的講座。他特意交代我，一定要把資料帶回去給他，還說您這次講的內容非常重要，就算錯過答辯也絕對不能錯過！”機械學院的科研秘書小林一臉歉意地舉著簽到本走過來。
我微笑著接過小林遞過來的簽到本，然后從包里拿出一份備用的資料遞給她，說道：“沒關系，我能理解。工作上的事情難免會有突發(fā)狀況，王教授也是身不由己嘛。你把這份資料帶給他吧，里面有我今天講座的主要內容和一些相關的數(shù)據(jù)，他應該能看得懂。”
小林連連點頭表示感謝，然后轉身匆匆離開了會議室。我看著她離去的背影，心里不禁感嘆，現(xiàn)在的科研工作者真是不容易啊，既要面對各種學術壓力，又要處理各種瑣碎的事務。
我轉身走向講臺，站定后，先調試了一下麥克風，確保聲音清晰可聞。然后，我抬頭環(huán)顧了一下底下的聽眾，發(fā)現(xiàn)會議室里已經坐得滿滿當當?shù)牧恕?
這些聽眾中有剛剛評上副教授的青年學者，他們手里緊緊攥著筆，似乎準備隨時記錄下我講的每一句話；還有一些頭發(fā)花白的老教授，他們面前擺放著老花鏡和保溫杯，看上去十分專注。
看到這一幕，我突然想起了自己剛進科技處的時候。那時候，全校的橫向課題經費加起來還不如現(xiàn)在一個學院多呢，但即便如此，老師們在報銷方面也遇到了不少困難，常常為了一點經費而頭疼不已。
“今天呢，咱們就不繞彎子了，直接進入主題，先來做一個小小的調查。”我面帶微笑地說道，然后輕輕點擊鼠標，PPT的第一頁隨即展現(xiàn)在大家面前。只見屏幕上用醒目的大字寫著：“錢到賬時挺開心，報銷時愁得頭大？”
我環(huán)顧了一下會議室里的眾人，接著說道：“覺得自己報銷過程順順利利的老師，請舉手。”話音剛落，會議室里響起一陣輕微的騷動，但舉手的人卻寥寥無幾，而且多半還是那些剛剛入職不久、對橫向課題接觸較少的年輕老師們。
這時，張梅教授突然笑出聲來，她的笑聲在安靜的會議室里顯得格外突兀。“鹿老師，你這問題問得可真有意思，就好像在問我們會不會喘氣一樣。”張梅教授調侃道，“誰沒被財務退過發(fā)票啊！”她的話引起了一陣哄堂大笑，原本有些沉悶的氣氛一下子變得輕松起來。
“就是因為大家都有同感，所以今天這會必須開，而且得開透。”我環(huán)視了一下會議室，與會的老師們都表情嚴肅，顯然對這個問題也都有所感觸。我深吸一口氣，讓自己的語氣更沉穩(wěn)一些，接著說道：“去年咱們學校橫向課題經費突破了兩個億，這可是個了不起的成績啊！比前年增長了整整三成呢！這說明咱們的科研成果得到了企業(yè)的高度認可，這是非常值得驕傲的事情。”
說到這里，我稍稍停頓了一下，觀察了一下老師們的反應，然后繼續(xù)說道：“但是，與此同時，財務處統(tǒng)計的數(shù)據(jù)卻讓我們不得不正視一個問題。橫向課題報銷的退回率竟然高達 38%，這比縱向課題的退回率高出了一倍還多啊！這意味著什么呢？這意味著很多老師在報銷過程中遇到了困難，甚至有的老師一個課題報銷要跑財務處五六趟！這不僅耽誤了科研進度，更影響了大家的心情。”
我的話音剛落，臺下就像炸開了鍋一樣，老師們開始紛紛議論起來。電子信息學院的劉峰教授更是按捺不住，他的嗓門本來就大，此時更是提高了八度：“鹿老師，您說得太對了！不是我們不認真，實在是這規(guī)則太多了！就拿我上次報差旅費來說吧，高鐵票、住宿費我都準備得妥妥當當?shù)模Y果呢？財務處說我打車票沒附行程單，可我哪知道還要打行程單啊！這不是故意為難人嘛！”
“劉老師這個問題問得非常好啊，簡直是一針見血！這恰好與我們今天要講解的第一個關鍵步驟不謀而合。”我微笑著說道，同時熟練地打開了PPT的第二頁，展示在大屏幕上。
“當我們拿到課題合同后，首先要做的就是‘圈重點’，將預算類目‘掰扯清楚’。這一步驟看似簡單，實則至關重要。許多老師在拿到合同后，往往只關注總金額，就像劉老師您的這個課題，總經費高達八十萬，您可能僅僅記住了這個數(shù)字，卻沒有仔細查看差旅費的預算明細和備注要求。”我一邊解釋，一邊用鼠標點擊PPT，調出一份模擬合同的截圖，并拿起激光筆，將預算表部分清晰地圈了出來。
“大家請看這里，‘差旅費’這一項下面，除了明確的金額外，還有一行小字寫著‘包含交通、住宿、補貼，需提供行程憑證’。這就是企業(yè)的特殊限制條件之一。不同的企業(yè)可能會有不同的要求，比如有的企業(yè)會規(guī)定設備費不能超過總經費的30%，有的則會要求專家咨詢費必須通過銀行轉賬支付等等。這些細節(jié)都需要我們在拿到合同的第一時間就標注出來，以免后續(xù)出現(xiàn)不必要的麻煩。”我詳細地講解著，確保每一個人都能理解其中的重要性。
我從資料堆里小心翼翼地拿出幾份真實的合同復印件，仿佛它們是珍貴的文物一般。我將這些復印件分發(fā)給前排的老師們，讓他們傳閱著，同時說道：“今天我要給大家看一個反面例子，希望大家能夠引以為戒。”
我指著其中一份合同復印件，繼續(xù)說道：“去年材料學院有一個課題，企業(yè)在合同中明確要求‘實驗耗材費不得超過總經費的 20%’。然而，這位負責該課題的老師卻在購買耗材時花費了整整三十萬，遠遠超出了預算。當他去報銷時，財務部門自然無法通過，因為這明顯違反了合同規(guī)定。”
老師們紛紛傳閱著這份合同復印件，臉上露出驚訝的表情。我接著說：“這位老師不得不與企業(yè)進行反復的溝通和協(xié)商，最終企業(yè)才勉強同意調整預算。但這樣一來，整個項目的進度被嚴重耽誤了，足足兩個月的時間就這樣白白浪費掉了。”
這時，青年教師陳莉舉起了手，她有些擔憂地問道：“那要是合同里沒有寫清楚具體的要求怎么辦呢？比如說我剛接了一個中小企業(yè)的合作課題，合同是對方給的模板，里面的條款寫得非常籠統(tǒng)。”。
“問！立刻問！”我加重了語氣，聲音在會議室里回蕩，仿佛要穿透每個人的耳膜，“千萬別等報銷時再問，一定要在簽合同前就跟企業(yè)對接人確認清楚。這一點非常重要，關乎到我們每一個人的切身利益。”
我環(huán)視著會議室里的每一個人，他們都專注地看著我，有些人還在本子上快速地記錄著。我滿意地點點頭，繼續(xù)說道：“最好讓對方出個書面說明，蓋公章或者讓對接人簽字，這樣我們就有了確鑿的證據(jù)。如果出現(xiàn)任何問題，我們都有依據(jù)可查。而且，大家要把這些憑證妥善保存好，以備不時之需。”
我稍微停頓了一下，喝了口茶，潤了潤嗓子。然后，我再次將目光掃過全場，確保每個人都在認真聽講。“我建議大家把預算表復印一份，貼在辦公桌旁，或者存成手機壁紙。這樣，當我們花錢的時候，就可以隨時對照著看，避免錯填類目。這雖然是個小細節(jié)，但卻能避免很多不必要的麻煩。”
講完第一步，我稍作休息，讓大家消化一下我所說的內容。會議室里一片安靜，只有偶爾的翻頁聲和筆尖與紙張的摩擦聲。我看到有些人若有所思地點點頭，似乎對我的建議表示認同。
過了一會兒，我覺得時間差不多了，便清了清嗓子，準備進入下一步的講解。“接下來這步更關鍵，花錢前‘先問后花’，別等報銷時‘踩紅線’。”我鄭重地說道，“我先給大家講個真事，去年咱們學校有位老師請專家做咨詢，給了兩萬塊現(xiàn)金。大家都知道，現(xiàn)金交易是很難留下合規(guī)憑證的。結果報銷時，財務因為沒有合規(guī)憑證，無法給他報銷這筆費用。最后，這位老師只能自己墊了錢，而且在跟專家溝通的時候，還鬧了點不愉快。”
我講完這個故事后，會議室里響起一陣輕微的議論聲。大家顯然對這個案例印象深刻，也意識到了“先問后花”的重要性。
臺下頓時傳來一陣唏噓聲，人們交頭接耳，議論紛紛。張梅教授見狀，眉頭緊緊皺起，她一臉嚴肅地說道：“我之前也碰到過類似的情況。上次我們實驗室需要購買一些實驗用的特種氣體，為了節(jié)省成本，我就找了一家小供應商。當時我覺得價格挺劃算的，而且對方說可以不開具發(fā)票，我想這樣能省點錢，就沒太在意。結果后來我需要去補開發(fā)票時，對方卻告訴我要額外加收十個點的稅，這么一算下來，反而比其他有發(fā)票的供應商更貴了。”
我點點頭，深有同感地說：“這就是一個典型的例子，說明在花錢之前一定要搞清楚相關的規(guī)則。”接著，我打開電腦，點開了財務系統(tǒng)的截圖，展示給大家看，“大家請看，在學校的財務系統(tǒng)里，有一個專門的‘經費報銷指引’專欄。這個專欄非常實用，它把每種支出所需要的憑證類型都列得清清楚楚。比如說，如果某項支出超過了 500 元，最好先在這個專欄里查一下，或者直接撥打財務處的咨詢電話。這個電話我已經印在了資料的首頁上，24 小時都有人接聽，非常方便。”
我特意停頓了一下，確保每位老師都在聽：“像專家咨詢費，這里明確寫了‘可轉入個人賬戶，但需提供專家身份證復印件、簽收單、咨詢服務協(xié)議’。買東西的時候，盡量選能開增值稅專用發(fā)票的商家，并且一定要讓對方在發(fā)票上備注‘XX課題專用’。咱們橫向課題的經費，很多企業(yè)是要做成本核算的，備注清楚了，不僅咱們報銷方便，企業(yè)那邊也能少點麻煩。”
正說著，會議室的門被推開，王海濤教授滿頭大汗地走進來，手里還提著工具箱：“鹿鳴老師，我趕回來了！剛在企業(yè)調試完設備，聽說講到關鍵部分了？”
我笑著朝他招手：“正好，王教授來了，你給大家講講你去年那個課題報銷的經歷？”
王海濤不好意思地撓撓頭：“別提了，去年我那個智能裝備的課題，發(fā)票攢了三個月才整理，結果發(fā)現(xiàn)有五張發(fā)票的單位名稱寫錯了，還有兩張丟了消費明細，來回跑了六趟才報完。后來財務處的老師跟我說，讓我每次拿到發(fā)票就整理，我試了試，今年的課題報銷一次就過了。”
“這就引出了咱們的第三步：發(fā)票‘即時整理’，別等攢一堆再‘翻爛賬’。”我接過王海濤的話頭，“財務處的老師做過統(tǒng)計，報銷被退回的原因里，‘發(fā)票信息錯誤’和‘缺少消費明細’占了60%。其實只要當天拿到發(fā)票就做兩件事，就能避免這個問題。”
我舉起一個文件夾，里面分門別類地放著發(fā)票和憑證：“第一，檢查發(fā)票信息。單位名稱要寫全稱‘江城工業(yè)大學’，統(tǒng)一社會信用代碼是91420100XXXXXXXXX，這個代碼我已經印在資料里了，大家可以存到手機里。金額、類目要和課題相關，比如你做機械設計的課題，報銷餐飲費就說不過去。”
“第二，把發(fā)票和消費憑證釘在一起。”我拿出一張打車票和對應的行程單，“比如打車票，附上手機里的行程記錄截圖，打印出來釘在一起；買材料的發(fā)票，附上購物清單；差旅發(fā)票，附上機票、高鐵票和酒店訂單。我建議大家準備這樣的分類文件夾，按‘設備費、差旅費、專家咨詢費’等類目分開放，這樣報銷的時候一目了然。”
王海濤連連點頭：“我現(xiàn)在就是這么做的，每次出差回來，當天就把所有憑證整理好放進文件夾，下次報銷的時候直接拿出來填單，快多了。”
講完發(fā)票整理后，我輕輕點擊鼠標，PPT頁面隨之切換到下一頁。這一頁展示的是一張?zhí)铄e的報銷單截圖，我特意用紅筆將其中的錯誤之處圈了出來，以便大家能更直觀地看到問題所在。
“接下來，我們進入第四步——報銷單‘填對細節(jié)’。大家可別小瞧這些小細節(jié)哦，有時候一個小小的錯誤就能讓整個報銷流程變得異常麻煩。”我指著屏幕上的報銷單說道，“就像這張報銷單，大家看這里，課題編號居然漏填了，這可是非常重要的信息啊！還有，專家咨詢費被誤填成了勞務費，這兩者可是完全不同的類目呢。再看看這里，附件張數(shù)也填錯了，這樣的報銷單怎么可能通過審核呢？”
為了讓大家更好地記住這些容易出錯的地方，我還特意編了一個口訣：“‘編號別漏、類目別混、金額別錯、附件別少’。大家在填寫報銷單的時候，一定要按照這個口訣來檢查，確保每一項都填寫正確。填完之后，自己先核對一遍，比如金額要和發(fā)票總金額一致，類目要和預算表對應，附件張數(shù)要數(shù)清楚。”
最后，我還提醒大家：“財務處門口有‘報銷單填寫模板’，大家可以去拿一份，照著填就不會錯啦。”
陳莉舉手提問：“鹿主任，要是不確定類目怎么填怎么辦？比如我們買的實驗用軟件，算設備費還是辦公費啊？”
“問咱們科技合作與成果轉化中心的專員！”我點開一張聯(lián)系表，“每個學院我們都配了專屬的經費咨詢專員，他們的電話和微信都在這上面。不確定的事情別瞎猜，直接問專員，比自己琢磨強。上次陳老師你那個軟件的問題，其實算‘專用設備費’，我已經讓專員跟你聯(lián)系過了吧？”
陳莉驚訝地說：“對！昨天專員給我打了電話，還發(fā)了分類標準，太貼心了。”
“這都是我們應該做的。”我微微一笑，語氣溫和地說道，“咱們科技管理部門，可不是來給大家設置各種障礙和門檻的，我們的存在，就是為了給大家提供更好的服務。所以，你們只需要專注于科研工作，那些繁瑣的雜事，就放心地交給我們來處理吧。”
說完，我輕點鼠標，將最后一頁PPT展示在大屏幕上。這一頁的內容是財務系統(tǒng)的進度查詢界面，界面清晰明了，各項信息一目了然。
“接下來，我要給大家詳細講解一下報銷流程的第五步——提交報銷后‘盯進度’，以及遇到問題時如何及時‘補材料’。”我指著屏幕上的界面，繼續(xù)說道，“有不少老師在提交報銷后就不再關注了，結果等了很久都沒有收到款項，這時候才想起來去查詢進度，卻發(fā)現(xiàn)是因為缺少某些材料而被退回了。這樣一來，不僅耽誤了時間，還可能影響到后續(xù)的工作。”
為了讓大家更直觀地理解，我給大家舉了一個例子：“就拿上個月自動化學院的趙老師來說吧，他在提交報銷后，非常細心地查看了進度，結果發(fā)現(xiàn)缺少一份專家簽收單。于是，他當天就立刻聯(lián)系了相關專家進行補簽，第二天就順利通過了審核。大家可以想象一下，如果他沒有及時查看進度，而是等到系統(tǒng)自動退回，那至少要多等三天才能重新提交，這無疑會給工作帶來很大的不便。”
講完這五步，我關掉PPT，拿起話筒：“其實橫向課題報銷不難，關鍵是‘提前做準備、細節(jié)別大意’。從拿到合同核對預算，到花錢前確認規(guī)則，再到填單核對、盯進度，每一步都做到位，就能避免‘到賬容易報銷難’的問題。”
會議室里響起熱烈的掌聲，王海濤教授站起來說：“鹿老師，您今天講的這些太實用了！我建議學校多開這樣的宣貫會，最好每個學期都來一次，尤其是給剛入職的年輕老師好好講講。”
“王教授說到點子上了。”我點點頭，“接下來我們科技合作與成果轉化中心會建立常態(tài)化宣貫機制，每個月最后一周的周四下午，在這個會議室開咨詢會，大家有任何經費使用的問題，都可以來現(xiàn)場問。另外，我們還會制作系列短視頻，把今天講的內容分成小片段，發(fā)在學校的科研管理公眾號上，方便大家隨時回看。”
散會的時候，老師們排著隊領資料，張梅教授拿著資料跟我說：“鹿主任，我那個耗材發(fā)票的問題，聽您講完我就知道該怎么弄了，這會開得太值了！”
我看著老師們臉上的笑容，心里涌起一陣暖意。我正收拾好資料，剛要走，小林跑過來說：“鹿主任，化學學院的馬院長剛才打電話，說想邀請您下周三去他們學院做專場宣貫，他們學院今年橫向課題增長很快，老師們都盼著您去呢。”
“沒問題，讓馬院長把時間地點發(fā)我，我明天就把專場的資料準備好。”我笑著說，腳步輕快地走出會議室。窗外的梧桐葉還在飄落，可我的心里卻一片明亮，科技管理工作就像這秋天的耕耘，只有把服務做到位，把規(guī)則講清楚，才能讓科研的種子結出更豐碩的果實。
回到辦公室，我打開電腦，開始整理今天宣貫會的反饋意見。我看到陳莉發(fā)來的微信：“鹿主任，我剛才按照您說的方法，聯(lián)系了企業(yè)對接人，把預算里不明確的地方都確認了，還讓對方出了書面說明，太感謝您了！”后面還跟了個點贊的表情。
我回復了一句“有問題隨時找我”，然后點開了下一場宣貫會的PPT模板。屏幕上的光標閃爍著，就像科研路上不斷前行的腳步，而我知道，自己的使命，就是為這些腳步清除障礙，讓每一位科研工作者都能心無旁騖地探索未知的領域。